V prvé řadě musí být v systému definovány jednotlivé akademické roky, ke kterým se váží všechny ostatní prvky a data systému (otevřené obory, ročníky, studijní skupiny apod.).

Akademický rok přidáme do seznamu kliknutím na tlačítko nový akademický rok. U každého AR se definuje kód, datum zahájení a datum ukončení.

Jakmile jsou nadefinovány akademické roky, je důležité nastavit, který z nich je aktuální a který je připravovaný akademický rok.

Aktuální AR - Jedná se o akademický rok, který právě probíhá. Tento předvolený akademický rok se objevuje jako základní předvolba při zobrazování rozvrhu, zobrazování termínů zkoušek, atd.

Připravovaný AR - Jedná se o akademický rok, který se připravuje. Obvykle se pro něj sestavují studijní plány, stanovují termíny přijímacích řízení, zápisů a podobně.

Nastavení aktuálního a připravovaného AR provedeme tak, že pod tabulkou s akademickými roky vybereme v roletkách požadované AR a stiskneme tlačítko Uložit aktuální a připravovaný akademický rok.

Jakmile jsou nadefinovány akademické roky, je možné nadefinovat pro každý AR otevřená období (semestry).