Matrika obsahuje údaje o jednotlivých studentech vysoké školy zapsaných do bakalářského nebo magisterského nebo doktorského studijního programu. Údaje o studentech se shromažďují po větách. Jedna věta představuje několik desítek údajů, jednotlivé položky budou popsány níže. Formát odesílaných dat je XML.
Jedna věta databáze předávané mezi vysokými školami a MŠMT ČR je definována v souladu s § 50 odst. 2 zákona č. 111/1998 Sb. jako student ve spojení se studijním programem, který studuje na dané škole/fakultě (jednoznačná kombinace položek 18, 19, 20 a 23), a to v aktuální situaci v okamžiku sběru dat, resp. spadá-li rozsah platnosti věty (rozsah položek 47 a 48) do období, za něž jsou data sbírána.
Struktura věty je určena dle § 88 (matrika studentů), § 18 odst. 3 a 4 (rozpočet vysoké školy a dotační politika), § 21 odst. 1 písm. c) (poskytování informací MŠMT), a § 87 písm. i) (sdružování a využívání informací) zákona č. 111/1998 Sb. Jednotlivé položky jsou definovány v souladu se závaznými standardy Informačního systému veřejné správy (Katalog datových prvků ISVS) Ministerstva informatiky, resp. se závaznými číselníky.
Popis vstupních dat lze nalézt na https://sims.ics.muni.cz/sims_is/datamatriky/popisDat.asp
Položky 1 až 18 představují osobní údaje jako je jméno, příjmení, adresa… Nejdůležitějším údajem z této kategorie je 18 - rodné číslo. To je klíčem k identifikaci studenta. Rodné číslo je uvedeno podle občanského průkazu, resp. jiného dokladu stejné úrovně průkaznosti, ve formě posloupnosti čísel. Má-li rodné číslo pouze devět cifer, na desáté pozici se uvede mezera.
Rodná čísla je nezbytné uvádět i u cizinců, kteří si je nechají v souladu s příslušným standardem ÚSIS ČR přidělit buď správou sociálního zabezpečení (narození do 31.12.1968) nebo Krajskou správou ČSÚ v Brně (narození od 1.1.1969). Nemá-li cizinec, který si hradí studium z vlastních prostředků, přiděleno rodné číslo, přidělí mu vysoká škola uměle vygenerovaný rodný kód: prvních šest znaků se vygeneruje stejně jako u rodného čísla, na 7.-8. pozici se uvede dvouciferný kód VŠ z číselníku REGPRO, na 9. pozici libovolné písmeno a na 10. pozici libovolná cifra nebo písmeno (písmena lze volit malá i velká, bez diakritiky).
Položky 19 – 31 se týkají studia. Obecně platí, že jeden student může mít více studií (může studovat více škol). V ISISu jedno studium odpovídá jednomu SINu. Ovšem v SIMS jedno studium zahrnuje více údajů a to: 18 - rodné číslo, 19 - fakulta, 20 - program, 23 - zápis do studia plus 47 – Datum zahájení platnosti věty, což je identifikátor jedné historie studenta.
23 – Zápis do studia. Tento záznam musí být shodný s položkou 47 prvního záznamu (datum zahájení platnosti věty).
27 – Aktuální ročník. Uvádí se číslem vyjadřujícím označení ročníku, v němž student aktuálně studuje. SIMS neeviduje historii ročníků, tzn. že v této položce je vždy skutečně jen aktuální ročník studia (případně poslední, ve kterém student studoval, pokud je již studium ukončeno).
28 – Ubytování v koleji. Toto není v ISIS implementováno, odesíláme 0.
30 – Ukončení studia datum se uvádí zadáním data ukončení studia příslušného studijního programu ve tvaru ddmmrrrr. Musí být shodné s položkou 48 posledního záznamu (datum ukončení platnosti věty).
29 – Ukončení studia způsob je kód z číselníku možných ukončení studia. Uvádí se v případě, že je studium ukončeno. 31 – Udělený titul se vyplňuje v případě, že studium bylo ukončeno úspěšně.
32 – Státní občanství kvantifikátor. Používá se číselník: bez státního občanství, občan, uprchlík, státní příslušnost neznáma nebo neurčena. V ISIS se vyplňuje vždy občan.
33 – Státní občanství kód státu. Uvádí se podle příslušného číselníku. Neevidujeme historii státních občanství (vždy jen jedno).
35 – 38 Studijní obor 1 – 4. Student v rámci jednoho studia může mít až 4 obory, ale v ISIS evidujeme pouze jeden obor. Evidujeme také historii oborů, tzn. že tato položka věty je sledovaná.
39 - Jazyk výuky studijního programu se uvádí podle příslušného číselníku.
40 – 42 Aprobace 1 – 3. V ISIS nevyplňujeme.
43 – Místo výuky kód obce. Uvádíme kód z číselníku obcí, evidujeme historii konzultačních středisek.
44 – Forma studia. Uvádíme podle příslušného číselníku. Evidujeme historii.
45 – Financování. V případě mobilitních studentů uvádíme podle příslušného číselníku. Jinak kód 10 - školné na soukromých vysokých školách.
46 – Přerušení studia. Identifikuje především časové úseky, kdy student nestudoval. Uvádíme podle číselníku. S = studuje, P = přerušil).
47 - Datum zahájení platnosti věty se uvádí buď zadáním data změny, která nastala v jedné z položek 32-46, nebo je totožné s datem z položky 23, jedná-li se o první větu dané sekvence, a to ve tvaru ddmmrrrr.
48 - Datum ukončení platnosti věty se uvádí buď zadáním data změny, která nastala v jedné z položek 32-46, nebo je totožné s datem z položky 30, jedná-li se o poslední větu definitivně ukončující danou sekvenci, a to ve tvaru ddmmrrrr. Současně se rovná obsahu položky 47 v bezprostředně následující větě (existuje-li taková věta).
Změny v položkách 32 až 46 jsou sledovány.
Jakmile dojde v nějaké ze sledovaných položek věty ke změně, věta se uzavře (Datum ukončení platnosti věty se vyplní) a vytvoří se její kopie, ve které se projeví provedená změna.